各学院（系、所）：
为提高研究生培养质量，促进国际交流与合作，在疫情防控常态化工作下继续鼓励研究生通过在线参与前沿国际学术会议的形式，拓宽学术视野、活跃学术思想，加快培养具有全球视野的高层次国际化人才，研究生院将增加2020年优秀研究生在线参加国际学术会议的资助申请，兹将有关具体事宜及要求通知如下：
一、资助对象和资助条件
1、申请人须为我校全日制非定向在读博士生、硕士生；
2、具有较强的科研能力和外语交流能力，作为第一作者（或导师第一作者,申请人为第二作者，且作者署名为同济大学）撰写与学位论文研究相关的学术论文或摘要，投稿本学科领域权威的国际学术会议并被录用，且申请人本人已通过在线参与的方式在该会议上完成或将做口头报告；
3、所参加会议应在本年度举行，须列入《同济大学各院系(学科)研究生重要国际学术会议目录》；
4、本年度，经各学院学科分委会认可的港澳台地区学校、学术协会等组织的国际学术会议可纳入国际交流资助范围。
二、申请和评审程序
1、本次基金申请采取“个人申请，导师推荐、专家评审，择优录取”的方式进行选拔。由学院组织不少于3人的专家组进行评审，根据专家评审意见确立获准资助的人选名单、资助内容并在学院内公示。公示后结果提交给研究生院，最终确认资助额度及拨款；
2、各学院负责受理本次会议基金的申请。申请人需在11月26日前向所在学院（系、所）负责研究生公派项目的老师（分管老师名单见http://gs.tongji.edu.cn国际交流版块查看）提交如下书面申请材料：
(1)《同济大学研究生赴国外参加国际学术会议资助申请表》（请认真填写确保信息准确）；
(2)由会议主办方出具的会议征文通知（大会简介）、正式邀请信函、论文录用情况证明（需明确注明被安排为口头报告）、申请者宣读论文时间安排表（请用记号笔标注出本人作报告信息）、会议网址、在线参会截屏及个人做报告截屏等（请将参会截屏照片放入word文档并在旁进行相应的文字说明）。为便于审核，请务必用记号笔标注出本人报告形式及报告具体安排等相关重要信息；
(3)被接收的会议论文全文（材料须体现该论文本人为第一作者，且第一署名单位为同济大学；或本人导师为第一作者，本人为第二作者，且第一、第二作者署名单位均为同济大学）；
(4) 因公出国（境）任务批件、或按照学校外事办要求办理的参加线上国际会议OA校内请示审批单；
(5) 会议注册费收据发票及相应银行付款记录；
3、11月30日前，各学院（系、所）对申请材料进行审核、组织专家评审，确认并公示资助名单。同时请将由每一位参与评审专家、学院领导签字、并加盖学院公章的汇总名单（附件二）提供给研究生院培养处，电子版发至pyc@tongji.edu.cn；
4、12月1日前，研究生院确认资助额度，资助结果将在研究生教育管理信息系统 （yjsxt.tongji.edu.cn)及教学管理信息系统（1.tongji.edu.cn）公布；
5、12月2-15日前获资助资格的同学向研究生院提交报销材料，研究生院在财务系统授权，学生预约后凭票据在财务处报销。
三、资助内容及标准
1、所申请参加的国际会议须列入《同济大学各院系(学科)研究生重要国际学术会议目录》（2015年12月修订版请见附件），目录中会议分为顶级会议（代表本学科领域最高水平的国际会议）、A类会议（代表本学科高水平国际会议）、B类会议（学术水平较高、按一定时间间隔规范化、系列性召开的国际会议）；
2、在线参会资助内容主要为线上会议注册费，资助标准稍后公布。
四、经费支持、使用及管理
1、研究生参加国际学术会议专项基金的使用必须符合学校相关规章制度的要求。已获资助的研究生因个人原因放弃资助，在学期间将不能再次申请；
2、获资助者，经审核通过后，凭相关票据到财务处报销资助经费，在资助额度范围内实报实销。详细报销具体流程请见研究生院网站--国际交流—国际会议。
3、根据财务处规定，会议资助经费务必在2020年12月18日前完成报销进账，逾期不再受理。
研究生院
2020年11月20日
附件一：研究生国际学术会议奖励基金申请表
附件二：2020年研究生参加国际会议信息汇总表（纸质版须经每位评审专家及学院负责领导签字、并加盖学院公章）
附件三：《同济大学各院系(学科)研究生重要国际学术会议目录》（2015年12月修订版）
