各位研究生：
同济大学研究生重要国际学术会议奖励基金自2007年设立以来，每年资助数百名研究生参加国际上具有影响力的学术会议，对于活跃研究生学术思想，拓宽研究生国际视野，起到积极的作用。经批准，2022年的会议基金资助专项由各学院负责组织申报，现开始接收申请，具体通知如下：
一、资助对象和资助条件
1、申请资助的博士、硕士研究生应同时具备以下条件：
（1）热爱祖国，拥护中国共产党领导，思想政治素质优秀；遵守国家法律、法规，遵守公民道德规范，遵守学校管理制度，自觉践行社会主义核心价值观；
（2）全日制脱产非定向委培的在读博士生、硕士生；
（3）恪守学术道德规范，具有较强的科研能力和外语交流能力；就读以来有较好的学习成绩与科研业绩，无课程不及格记录；
（4）以第一作者（或导师第一作者、申请人为第二作者）撰写并以同济大学为第一署名及通讯作者单位的学术论文或摘要，被在境外举行的本学科领域权威的国际学术会议录用并受邀进行口头或展板报告，所参加的学术会议须被列入《同济大学各院系(学科)研究生重要国际学术会议目录》；
（5）参加国际学术会议的内容必须与学位论文研究有关；
（6）2022年度主要资助申请人获邀通过在线的方式在国际学术会议上完成或将做口头报告、及在顶级会议上完成或将做口头或展板报告；
（7）身心健康。
2、原则上每位研究生本年度可获一次资助，具体资助要求以各学院发布的基金细则为准。
3、研究生需严格按照学校规章制度，不能以参加国际学术会议为由影响正常教学秩序，例如缺课、缺考、缓考、重考等。
4、按照学校党委研究生工作部、外事办公室的相关管理规定，拟在线参加国际学术交流活动的学生均须在参会前完成学生出国（境）系统（myportal系统）的审批手续，获批后方可线上参会。
二、资助内容及标准
本基金2022年度主要用于资助学生在线参加列入《同济大学各院系(学科)研究生重要国际学术会议目录》的国际学术会议所产生的会议注册费用。会议资助额度上限将按照会议等级而定，具体额度详见下表：
会议举办地区 （境外或在线） |
可报销内容 |
顶级会议 （万元/人） |
A类会议 （万元/人） |
B类会议 （万元/人） |
宣读 |
海报 |
宣读 |
海报 |
仅限宣读 |
美洲、非洲 |
差旅费、签证费、会议注册费、保险费、住宿费、公杂费等合理费用 |
1.5 |
1.2 |
1.2 |
0.8 |
0.8 |
欧洲、大洋洲 |
1.2 |
0.9 |
0.9 |
0.6 |
0.6 |
亚洲 |
0.9 |
0.6 |
0.6 |
0.4 |
0.4 |
在线参会并作口头报告(oral presentation) |
会议注册费 |
0.3 |
0.2 |
0.1 |
在线参会并作海报(poster presentation) |
0.2 |
/ |
/ |
同一个会议被列入多个学科目录中，则按本学科专业规定的标准执行。如申请的会议属于跨学科，可参照其他相关学科的国际会议进行资助，具体办法、标准、特殊情况判定等，均由各学院自行制定，须经学院会议基金专家组评议后确定。
三、申请和评审程序
1、申请人按照各学院公布的基金申报细则和申报时间，向所在学院提出申请，由学院奖励基金专家组评定后，确认资助资格、资助标准、资助范围的认定。
2、申请材料按各学院公布的要求提供，主要包括如下：
（1）《同济大学研究生赴国外参加国际学术会议资助申请表》；
（2）由会议主办方出具的会议征文通知（大会简介）、正式邀请函、论文录用情况证明（需明确注明被安排为在线口头报告）、申请者宣读论文时间安排表（请用记号笔标注出本人作报告信息）、会议网址，并提供申请人本人进行口头报告的截屏照片及其他辅助证明材料等（建议将照片放入word文档并进行相应的文字说明）；
（3）被接收的会议论文全文（材料须体现该论文本人为第一作者，且第一署名单位为同济大学；或本人导师为第一作者、本人为第二作者，且署名单位均为同济大学）；
（4）已参加会议者需按照学校要求办理的参加线上国际会议myportal系统审批单；
（5）会议相关费用收据发票及相应银行付款记录。
2、各学院根据“公平、公正、公开”的原则，审核申请材料，组织专家评审，确认拟资助名单并进行不少于5个工作日的公示，向获资助研究生发放《资助函》；
3、申请人按学校相关规定办理派出手续及在线参会：研究生参加会议前需按照学（研）工部及外事办要求在myportal系统办理好参加线上国际会议相关审批手续。
四、经费使用及报销手续
1、会议结束后一个月内，获资助研究生按各学院基金细则要求完成参会总结、校内进行公开学术交流（如在课题组、学院及其他场合内汇报），并将报销材料递交给学院。
2、学院审核通过后，在财务处系统授权，研究生凭相关票据到财务处办理报销，在资助额度范围内凭票据实报实销。报销材料按各学院的具体要求提交，主要包括：
（1）论文集封面、论文集目录、论文集中本人会议论文扫描电子版；
（2）报告人在线宣读论文的会议日程安排电子版（含报告人名字、论文题目，由会议主办方印刷）；
（3）《国际会议总结报告》（含个人在线进行口头报告相关截屏照片2-3张）。总结报告电子版（doxc格式，以“学院-学号-姓名”命名）发至学院基金负责老师指定邮箱，总结报告纸质版由导师签字后提交学院；
（4）在线参加国际会议myportal系统审批证明；
（5）会议注册费发票及银行付款证明。
3、具体报销要求按学校财务处及各学院制定的基金实施细则等有关规定执行，资助经费务必在每年12月15日前完成报销进账，逾期资助资格自动取消。获得资助但擅自放弃者，各学院有权根据实际情况给予责任追究。
其他未尽事宜，请与各学院研究生重要国际学术会议基金专项负责老师、或研究生院国际联合培养办公室联系。
研究生院
2022年9月28日
附件1：研究生国际学术会议奖励基金申请材料（申请表、总结报告模板）
附件2：《同济大学各院系(学科)研究生重要国际学术会议目录》（2021年10月修订版）
附件3：2022-2023年度各学院研究生重要国际学术会议基金专项负责老师联系方式
